Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự Toán (Phần 1)
Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự Toán (Phần 1)
PHẦN 1. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM DỰ TOÁN VKT
1.Giao diện phần mềm Dự toán
1.1.Giao diện phần mềm Dự toán trên Excel 2007, 2010, 2013
Khi Dự toán chạy sẽ mở Excel, tạo một hồ sơ dự toán mẫu (còn gọi là template) và nạp vào các công cụ giúp bạn lập dự toán trên 2 hệ menu: Ribbon và Add-Ins.
- > đào tạo tiếng anh và đào tạo tin học
Hình 1.1 - Menu Ribbon chứa các lệnh và nút lệnh
Hình 1.2 - Menu Add-Ins chứa các lệnh và nút lệnh tương tự Ribbon
1.2 Giao diện phần mềm Dự toán trên Excel 2003
Chạy trên nền Excel 2003, Dự toán hiển thị thanh công cụ chứa các nút lệnh ở phía bên trái và các menu ở phía trên (không có menu Ribbon).
Trên Excel 2003 không hỗ trợ Menu Ribbon, khó quản lý khi lập dự toán nhiều hạng mục trên 1 file. Bạn nên sử dụng phần mềm Dự toán với các phiên bản Excel 2007 trở đi sẽ phát huy hiệu quả cao hơn.
Trên Excel 2003 không hỗ trợ Menu Ribbon, khó quản lý khi lập dự toán nhiều hạng mục trên 1 file. Bạn nên sử dụng phần mềm Dự toán với các phiên bản Excel 2007 trở đi sẽ phát huy hiệu quả cao hơn.
Hình 1.3 - Ảnh chụp giao diện Dự toán trên Excel 2003
1.3 Một số quy ước
Để ngắn gọn, trong tài liệu này ta quy ước:
E Nếu nói kích tức là nhấn chuột trái, sẽ nói rõ là nhấn chuột phải khi cần nhấn chuột phải để tránh nhầm lẫn trong lúc thao tác.
E Phần mềm dự toán Viện kinh tế xây dựng (sau đây gọi tắt là Dự toán hoặc Dự toán ) mặc định cài đặt tại thư mụcC:\Du toan VKT.
E Để chỉ rằng bạn thực hiện lần lượt các thao tác kích hoặc chọn thì sử dụng dấu “/”.
E Nếu nói kích tức là nhấn chuột trái, sẽ nói rõ là nhấn chuột phải khi cần nhấn chuột phải để tránh nhầm lẫn trong lúc thao tác.
E Phần mềm dự toán Viện kinh tế xây dựng (sau đây gọi tắt là Dự toán hoặc Dự toán ) mặc định cài đặt tại thư mụcC:\Du toan VKT.
E Để chỉ rằng bạn thực hiện lần lượt các thao tác kích hoặc chọn thì sử dụng dấu “/”.
Ví dụ 1: Mở ổ C, rồi vào thư mục Du toan VKT và kích đúp vào tập tin (file) Dutoan.exe thì sẽ được viết như sau C:/ Du toan VKT/ Dutoan.exe.
Ví dụ 2: Để chỉ rằng thực hiện lệnh kích vào menu Chi phí xây dựng, trỏ đến lệnh 1.Chiết tính đơn giá rồi kích vào 1. Bảng chiết tính đơn giá… sẽ trình bày như sau:
Chi phí xây dựng/ 1. Chiết tính đơn giá/ 1 Bảng chiết tính đơn giá
E Sheet là chỉ tên worksheet trong file dự toán, nói bảng là chỉ tiêu đề của bảng tính.
E Tên của sheet đặt bằng tiếng Việt không dấu, để cho dễ hiểu trong tài liệu có thể dùng tên đủ dấu. Ví dụ: sheet Dự toán XD (thay vì Du toan XD)
Hình 1.4 – Tên bảng tính, tên worksheet
2.Khởi động phần mềm
Có nhiều cách để khởi động phần mềm, ở đây giới thiệu những cách như sau:
Cách 1. Kích đúp vào biểu tượng của Dự toán trên màn hình desktop, phần mềm sẽ mở sẵn ra một hồ sơ dự toán mới.
Cách 1. Kích đúp vào biểu tượng của Dự toán trên màn hình desktop, phần mềm sẽ mở sẵn ra một hồ sơ dự toán mới.
Cách 2. Vào thư mục C:\Du toan VKT kích đúp vào file Dutoan.exe
Cách 3. Mở Excel trước, mở phần mềm sau. Nếu trong máy tính của bạn có Excel 2003, 2007, 2010… thì mở Excel nào trước Dự toán sẽ nạp vào Excel đó.
Cách 3. Mở Excel trước, mở phần mềm sau. Nếu trong máy tính của bạn có Excel 2003, 2007, 2010… thì mở Excel nào trước Dự toán sẽ nạp vào Excel đó.
3.Lưu hồ sơ dự toán
Hồ sơ dự toán là file Excel, không cần công đoạn xuất ra Excel như phần mềm khác. Bạn chỉ cần chú ý lưu file dạng .xlsmhoặc .xls. Thao tác lưu hồ sơ dự toán bằng cách:
- Sử dụng nút Lưu file dự toán hoặc
- Dùng lệnh Hồ sơ/ Lưu file dự toán hoặc
- Bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+S.
Chú ý: Sau khi lưu file lần đầu tiên đúng định dạng .xlsm hoặc .xls, từ sau chỉ cần bấm Ctrl+S như file Excel bình thường.Không lưu file dạng .xlsx khi mở ra thì toàn bộ file hồ sơ dự toán sẽ bị lỗi công thức.
Hình 1.6 - Lưu file dự toán dạng .xlsm hoặc .xls
4.Mở file dự toán ra làm tiếp
- Bạn có thể mở phần mềm Dự toán trước, rồi tìm và mở file dự toán đang làm dở ra làm tiếp. Trình tự mở như sau:
1. Mở phần mềm dự toán/ 2. Dùng nút Mở file dự toán (hoặc Ctrl+O)/ 3. Tìm đến file đang làm dở để mở ra.
- Bạn đang mở phiên bản Excel nào, khi mở Dự toán sẽ nạp vào Excel đó.
Ví dụ: Trong máy tính bạn có cả Excel 2003, 2007, 2010, 2013. Hiện Excel 2007 đang mở, khi chạy Dự toán thì phần mềm sẽ nạp vào phiên Excel 2007 đang mở.
1. Mở phần mềm dự toán/ 2. Dùng nút Mở file dự toán (hoặc Ctrl+O)/ 3. Tìm đến file đang làm dở để mở ra.
- Bạn đang mở phiên bản Excel nào, khi mở Dự toán sẽ nạp vào Excel đó.
Ví dụ: Trong máy tính bạn có cả Excel 2003, 2007, 2010, 2013. Hiện Excel 2007 đang mở, khi chạy Dự toán thì phần mềm sẽ nạp vào phiên Excel 2007 đang mở.
5.Chọn cơ sở dữ liệu
5.1.Tìm hiểu về dữ liệu Csv
Để gọi được dữ liệu vào bảng dự toán ta phải báo cho phần mềm biết sẽ tra cứu ở file dữ liệu nào. Việc phần mềm tra cứu dữ liệu trong các file dữ liệu rồi đưa vào bảng dự toán tương tự như bạn tra từ mới trong từ điển và ghi ra vở.
- Đơn giá được lưu trong file có tên bắt đầu bằng chữ DG. Ví dụ: đơn giá TP. Hà Nội ban hành năm 2011 được lưu trữ trong file DGHaNoi2011.csv, đơn giá TP. Hồ Chí Minh ban hành năm 2006 được lưu trong fileDGHoChiMinh2006.csv.
- Giá vật tư gốc (tương ứng với đơn giá nói trên) được lưu trong các file có dạng GVT*.csv. Ký tự sao (*) là tên địa phương và năm ban hành. Ví dụ: Giá vật tư TP. Hà Nội lưu trong file GVTHaNoi2011.csv.
- Các định mức được lưu trong các file có tên bắt đầu với chữ DM. Ví dụ: định mức dự toán phần xây dựng, phần lắp đặt, phần khảo sát, phần sửa chữa được lưu trữ vào file DM1776+1777+1779+1129.csv giúp bạn có thể làm dự toán sử dụng cả 4 loại định mức trong một bản dự toán. Dự toán cũng đã bổ sung dữ liệu các định mức sửa đổi, bổ sung theo các quyết định của Bộ Xây dựng: số 1091/QĐ-BXD, 1172/QĐ-BXD, 1173/QĐ-BXD, 587/QĐ-BXD và 588/QĐ-BXD.
- Giá ca máy được lưu trữ trong tệp GCM*.csv. Ví dụ: GCMHaNoi2011.csv.
- Phụ lục vữa được lưu trong tệp PLV*.csv.
- Từ điển vật tư được lưu trong tệp TDVT*.csv.
5.2.Nạp cơ sở dữ liệu vào phần mềm
Hiển thị hộp thoại Chọn cơ sở dữ liệu bằng 1 trong 3 cách:
Cách 1: Hồ Sơ / Chọn cơ sở dữ liệu
Cách 2: Kích vào nút Chọn cơ sở dữ liệu
Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift +D.
Cách 1: Hồ Sơ / Chọn cơ sở dữ liệu
Cách 2: Kích vào nút Chọn cơ sở dữ liệu
Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift +D.
Hình 1.7 – Lệnh thực hiện chọn cơ sở dữ liệu
Hộp thoại Chọn cơ sở dữ liệu hiện ra, thao tác thực hiện theo thứ tự như sau:
Hình 1.8 - Hộp thoại Chọn cơ sở dữ liệu
Trong mục Danh sách cơ sở dữ liệu nếu bạn lần lượt kích vào từng loại dữ liệu sẽ thấy đường dẫn của file dữ liệu trong phần Đường dẫn cơ sở dữ liệu ở phía dưới.
Nếu bộ dữ liệu đơn giá địa phương mà ta cần chưa có trong thư mục dữ liệu thì có dùng tính năng tải cơ sở dữ liệu về hoặc có thể liên hệ hỗ trợ tới Trung tâm thông tin, Viện Kinh tế xây dựng.
Nếu bộ dữ liệu đơn giá địa phương mà ta cần chưa có trong thư mục dữ liệu thì có dùng tính năng tải cơ sở dữ liệu về hoặc có thể liên hệ hỗ trợ tới Trung tâm thông tin, Viện Kinh tế xây dựng.
5.3.Tải cơ sở dữ liệu từ server về
Nếu máy tính của bạn có kết nối Internet thì việc tải cơ sở dữ liệu rất nhanh và tiện lợi bằng cách: Kích vào tên bộ dữ liệu địa phương cần tải và bấm vào nút Tải.
Sau khi bấm Tải thì bộ dữ liệu sẽ được tự động tải về máy tính và đưa vào thư mục C:\Du toan VKT\Dulieu. Khi phần mềm báo Đã cập nhật dữ liệu thành công bạn kích OK để đóng thông báo, rồi kích chọn bộ cơ sở dữ liệu vừa tải và bấm Kết thúc..
Sau khi bấm Tải thì bộ dữ liệu sẽ được tự động tải về máy tính và đưa vào thư mục C:\Du toan VKT\Dulieu. Khi phần mềm báo Đã cập nhật dữ liệu thành công bạn kích OK để đóng thông báo, rồi kích chọn bộ cơ sở dữ liệu vừa tải và bấm Kết thúc..
Hình 1.9 - Chọn tải cơ sở dữ liệu
Lưu ý: Hiện nay đơn giá các tỉnh đã được biên soạn theo dạng thư mục hoàn chỉnh, chỉ cần copy thư mục dữ liệu địa phương vào C:\Du toan\Dulieu là chọn được CSDL bình thường.
6.Các tùy chọn trong Dự toán
Khi sử dụng phần mềm, có những thao tác mà người lập dự toán thường lặp đi lặp lại. Các tác giả Dự toán đã quan sát điều đó và đưa thành quy trình thực hiện tính toán với các tùy chọn. Người sử dụng chỉ việc chọn lựa chọn phù hợp để khi thực hiện lệnh phần mềm sẽ chạy theo một quy trình định trước. Giảm các thao tác thừa, lặp lại không đáng có.
Việc thiết lập các tùy chọn nên được thực hiện từ khâu chuẩn bị, trước khi tiến hành lập dự toán.
Việc thiết lập các tùy chọn nên được thực hiện từ khâu chuẩn bị, trước khi tiến hành lập dự toán.
6.1.Ưu tiên các tùy chọn riêng
Mặc định khi lập dự toán, các tùy chọn kết nối các bảng đã được thiết lập phù hợp với phương pháp lập cũng như thói quen của người lập dự toán. Khi lập dự toán chỉ cần tùy chọn Dùng đơn giá địa phương hoặc đơn giá công trình rồi chọn 1 trong 4 lựa chọn. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể vào các Thẻ (Tab) trong hộp thoại Tùy chọn để đổi các thiết lập mặc định này sao cho thuận tiện khi tính mà không phụ thuộc vào lệnh Tính toàn bộ dự toán.
Trong hộp thoại Tùy chọn có lệnh “Khôi phục về mặc định ban đầu”, khi bạn không biết mình đã thiết lập các tùy chọn gì, muốn quay về trạng thái ban đầu (thiết lập mặc định khi cài phần mềm) thì bạn kích vào nút lệnh này.
Trong hộp thoại Tùy chọn có lệnh “Khôi phục về mặc định ban đầu”, khi bạn không biết mình đã thiết lập các tùy chọn gì, muốn quay về trạng thái ban đầu (thiết lập mặc định khi cài phần mềm) thì bạn kích vào nút lệnh này.
6.2.Thẻ tùy chọn Chung
Hình 1.10 – Thẻ tùy chọn Chung trong mục tùy chọn
6.2.1. Mục chi phí chung
Thường thì chi phí chung được tính trên chi phí trực tiếp. Với một số trường hợp chi phí chung được tính trên chi phí nhân công như các hạng mục đào đắp của công trình thủy lợi, lắp đặt thiết bị của công trình hạ tầng kỹ thuật… Bạn chọn Chi phí nhân công/ Đồng ý rồi mới tiến hành lập dự toán.
6.2.2. Đổi nhóm nhân công; Xuất dữ liệu lắp đặt; Hiển thị trang tin
- Đổi nhóm nhân công cho từng hạng mục: sử dụng tính năng này khi bạn có nhu cầu mỗi hạng mục công trình sử dụng một nhóm nhân công khác nhau. Tùy chọn này dùng kết hợp với lệnh Đổi nhóm nhân công sẽ được nêu ở phần sau.
- Xuất dữ liệu lắp đặt: trong phần mềm có lệnh xuất dữ liệu csv, mặc định là xuất theo đơn giá chi tiết của phần xây dựng. Khi lập dự toán phần lắp đặt, người lập muốn xuất dữ liệu thì tích vào ô này.
- Hiện trang tin: khi mở phần mềm Dự toán sẽ thấy cửa sổ tin tức về ngành xây dựng trên website http://www.daotaonghiepvu.edu.vn/ hiện lên. Để tắt trang tin, bạn bỏ tích.
6.2.3. Dùng đơn giá địa phương; Dùng đơn giá công trình
Nội dung này sẽ được trình bày chi tiết ở mục sau và các bài tập ví dụ của tài liệu này.
6.3.Thẻ tùy chọn Dự toán
Hình 1.11 – Thẻ tùy chọn Dự toán trong mục tùy chọn
6.3.1. Tra lại tên công việc khi thay đổi đơn giá
Thông thường, sau khi tra mã, bạn sửa nội dung tên công việc phù hợp trong bảng Dự toán. Nếu bạn muốn đổi một mã khác mà giữ nguyên tên công việc thì không chọn lựa chọn này. Nếu muốn mỗi lần tra mã hiệu mới lại đổi tên thì bạn kích chọn lựa chọn này.
6.3.2. Tính lại đơn giá vật liệu khi thay đổi mã vữa
Sử dụng trong trường hợp đổi từ PC30 lên PC40 hoặc ngược lại hoặc bạn sử dụng bê tông thương phẩm trong dự toán, phần mềm sẽ tự động tính lại giá vật liệu cho chính xác
6.3.3. Bảng giá vật liệu hiện trường
Để giảm công thức tính toán, mặc định khi chạy lệnh Tính toàn bộ dự toán sẽ không tính giá vật liệu hiện trường nếu muốn tự động thì chỉ cần tích vào ô Tính giá vật liệu hiện trường khi chạy toàn bộ. Hoặc nếu không khi cần dùng đến bảng giá vật liệu hiện trường. Có thể bấm lệnh: Chi phí xây dựng/ 3. Tính giá vật liệu/ 1. Bảng giá vật liệu hiện trường.
Bảng tính giá vật liệu đến hiện trường xây dựng được hướng dẫn hoàn toàn đúng theo Phụ lục số 06 của Thông tư số 04/2010/TT-BXD, bảng này sẽ gọi tất cả vật liệu đã được tổng hợp từ sheet TH chênh lệch hoặc sheet Giá trị vật tư. Khi bấm lệnh tính vật liệu hiện trường thì cột Giá đến hiện trường sẽ được tự động nối vào cột Giá vật tư tại thời điểm lập dự toán.
Ta có Giá đến HTXD = Giá gốc + CP vận chuyển + CP trung chuyển + CP tại HTXD
Giá gốc (giá mua) là giá mua tại nơi cung cấp: Bạn tra được trong các công bố giá vật liệu của địa phương hoặc theo báo giá thị trường (của nhà sản xuất, nhà cung cấp…).
Bảng giá vật liệu hiện trường nếu có trường hợp vận chuyển với nhiều loại đường, phải tính nhiều loại cước (L1, L2, L3…), các bạn có thể chèn thêm các dòng ở dưới để thay đổi loại đường và mức cước phí phù hợp. Chạy lệnh: Kích chuột phảivào dòng dưới vật tư vận chuyển trên nhiều cấp đường và chọn Chèn thêm cự ly vận chuyển.
Hình 1.14 – Chi phí trung chuyển
Hình 1.15 – Chi phí vận chuyển
Hình 1.16 – Chi phí trung chuyển
Hình 1.17 – Chi phí tại hiện trường và giá đến hiện trường
6.3.4. Tổng hợp dự toán
Sẽ trình bày chi tiết ở phần lập dự toán nhiều hạng mục ở phần sau.
6.3.5. Tùy chọn chuyển đổi phụ lục vữa, nhóm nhân công
6.3.6. Chuyển đổi từ PC30 sang PC40
Phần mềm mặc định sử dụng loại xi măng theo đơn giá địa phương đã công bố. Bạn có thể chọn chuyển đổi từ xi măng PC30 sang PC40 và ngược lại cho từng công tác hoặc cả toàn bộ hạng mục. Trước khi tra mã hiệu trong Bảng dự toán bạn bấm Các tùy chọn chọn thẻ Dự toán kích vào lựa chọn Xi măng PC30 hay PC40.
Nếu chưa đặt tùy chọn như trên, nhưng đã phân tích đơn giá chi tiết xong xuôi rồi, mới nhớ ra cần đổi từ Xi măng PC30 sang PC40 hoặc ngược lại thì bạn dùng lệnh: Tiện ích/ Chuyển đổi phụ lục vữa.
Nếu chưa đặt tùy chọn như trên, nhưng đã phân tích đơn giá chi tiết xong xuôi rồi, mới nhớ ra cần đổi từ Xi măng PC30 sang PC40 hoặc ngược lại thì bạn dùng lệnh: Tiện ích/ Chuyển đổi phụ lục vữa.
6.3.7. Chuyển đổi nhóm nhân công
Mặc định trong tùy chọn tích là Nhân công nhóm I. Trước khi bắt đầu lập dự toán hoặc trước khi phân tích đơn giá chi tiết, nếu chọn Nhân công nhóm II hoặc nhóm III thì đơn giá nhân công sẽ tự động đổi sang nhóm II hay nhóm III.
Nếu không chọn ngay từ đầu thì sau khi lập dự toán xong có thể dùng lệnh đổi nhóm nhân công. Chi phí xây dựng/ 4. Tính giá nhân công/ 2. Đổi nhóm nhân công
Nếu không chọn ngay từ đầu thì sau khi lập dự toán xong có thể dùng lệnh đổi nhóm nhân công. Chi phí xây dựng/ 4. Tính giá nhân công/ 2. Đổi nhóm nhân công
6.4.Thẻ tùy chọn Đơn giá
Hình 1.18 – Thẻ tùy chọn Đơn giá trong mục tùy chọn
6.4.1. Tùy chọn Phân tích vữa trong đơn giá
Hao phí vật liệu của các công tác như bê tông, xây, trát, ốp, lát… chỉ có vữa và vật liệu khác mà không thể hiện chi tiết vữa đó bao gồm những gì và thành phần hao phí ra sao. Khi tích vào ô Phân tích vữa trong đơn giá phần mềm sẽ phân tích ra thành phần hao phí xi măng, cát, đá, nước và phụ gia (nếu có) khi chiết tính đơn giá. Nếu bỏ tích lựa chọn này, trong đơn giá chi tiết sẽ chỉ có vật liệu vữa.
6.4.2. Lập dự toán khảo sát
Phần mềm Dự toán đã cập nhật phương pháp lập dự toán khảo sát đầy đủ và chính xác theo Thông tư số 17/2013/TT-BXD ngày 30/10/2013 của Bộ Xây dựng hướng dẫn xác định và quản lý chi phí khảo sát xây dựng. Tác giả đã thiết kế riêng một file mẫu dự toán khảo sát để người dùng chọn khi lập dự toán phần khảo sát.
- Bước 1: Các tùy chọn/ Thẻ tùy chọn Đơn giá/ Lập dự toán khảo sát
-
Bước 2: Hồ sơ/ Chọn mẫu dự toán/ Du toan / Dutoanmau/ Dutoan-KhaoSat.xlt/ Đồng ý.
Hình 1.19a –Các bước mở Template Dự toán phần khảo sát
Hình 1.19b – Dự toán phần khảo sát
Sau khi bấm Đồng ý để chọn mẫu dự toán khảo sát. Các bạn thấy giao diện phần mềm như hình trên, thử tra một mã hiệu phần khảo sát bất kỳ, sẽ có Bảng tổng hợp dự toán chi phí khảo sát trong sheet THCP Khảo sát như hình dưới. Các thành phần Chi phí trực tiếp, Chi phí chung, Chi phí thu nhập trước thuế, Giá thành khảo sát, Đơn giá khảo sát trước thuế, Đơn giá khảo sát sau thuế, Chi phí dự phòng được nghiên cứu, biên soạn theo hướng dẫn của Thông tư số 17/2013/TT-BXD.
Hình 1.20 – Bảng tổng hợp chi phí phần khảo sát
Các bước lập Dự toán khảo sát tiếp theo tương tự lập Dự toán chi phí xây dựng.
Lưu ý:
Lưu ý:
- Sau khi chọn mẫu Dutoan-KhaoSat.xlt, lần mở phần mềm tiếp theo Phần mềm vẫn vào mẫu Khảo sát như vậy, để quay lại mẫu Dự toán chi phí xây dựng như ban đầu các bạn thực hiện lại thao tác chọn mẫu dự toán và chọn mẫu Dutoan.xlt
- Người dùng phần mềm Dự toán có thể tùy ý chỉnh sửa lại tên các sheet, các bảng biểu, tự tạo được template mẫu cho phù hợp với các biểu mẫu, thói quen hay làm.
6.4.3. Chiết tính đơn giá
Mặc định đơn giá chi tiết được trình bày theo hàng dọc. Nhiều khi người ta cần đưa các giá trị đơn giá theo hàng ngang để: làm thanh quyết toán hoặc để so sánh chênh lệch từng đơn giá theo các thời kỳ... Để làm việc này phải sao chép, cắt dán và liên kết bằng tay, rất vất vả. Từ phiên bản Dự toán 9s thêm tùy chọn cho việc tính đơn giá theo hàng ngang:
Hình 1.21 – Các tùy chọn trong Thẻ tùy chọn đơn giá chi tiết
Mặc định là tùy chọn Chiết tính đơn giá Đầy đủ theo hàng dọc. Một số trường hợp phải sử dụng cả đơn giá theo hàng ngang. Hai tùy chọn được bổ sung thêm là:
- Chiết tính đơn giá: Đầy đủ theo hàng ngang
- Chiết tính đơn giá: Không đầy đủ theo hàng ngang
Khi chọn tùy chọn đó sẽ xuất hiện link giá trị đơn giá sang cột N, O, P như hình dưới:
Hình 1.22 – Bảng đơn giá chi tiết thể hiện theo hàng ngang
Điều này rất tiện và thuận lợi khi cần copy sheet đơn giá, thay giá vật tư các giai đoạn rồi đặt công thức hai đơn giá của hai giai đoạn trừ nhau để so sánh chênh lệch khi Chủ đầu tư muốn biết đơn giá nào tăng, giảm…
6.4.4. Kết nối
Các lệnh kết nối đã được mặc định phù hợp với phương pháp lập dự toán dùng đơn giá địa phương hay công trình, tuy nhiên người dùng cũng có thể tùy chỉnh các nút tích ở đây.
6.5.Thẻ tùy chọn Chênh lệch, Thẻ tùy chọn Giá vật tư
Cũng bao gồm các lệnh kết nối kết nối đã được mặc định phù hợp, tuy nhiên người dùng cũng có thể tùy chỉnh ở đây.
Thẻ tùy chọn Chênh lệch có thêm lựa chọn:
Mặc định khi tổng hợp vật tư sẽ tổng hợp theo tên vì khi chiết tính đơn giá nhiều công tác phải sửa lại tên vật tư cho phù hợp mà mã vật tư vẫn giống các vật tư ở công tác trước. Người dùng có thể bỏ tích để tổng hợp tất cả theo mã vật tư.
Thẻ tùy chọn Chênh lệch có thêm lựa chọn:
Mặc định khi tổng hợp vật tư sẽ tổng hợp theo tên vì khi chiết tính đơn giá nhiều công tác phải sửa lại tên vật tư cho phù hợp mà mã vật tư vẫn giống các vật tư ở công tác trước. Người dùng có thể bỏ tích để tổng hợp tất cả theo mã vật tư.
Hình 1.23 – Thẻ tùy chọn chênh lệch
Lựa chọn:
Nếu đã lưu được giá thông báo vào cơ sở dữ liệu bạn có thể tích vào lựa chọn này khi Tổng hợp và chênh lệch vật liệu sẽ xuất hiện hộp thoại gọi giá tháng. Chọn đến đúng giá tháng đã lưu là phần mềm sẽ Tổng hợp và đổ ra đúng giá bạn đã lưu mà không phải nhập hoặc dùng lệnh Menu Tiện ích/ Tra lại giá vật tư.
Nếu đã lưu được giá thông báo vào cơ sở dữ liệu bạn có thể tích vào lựa chọn này khi Tổng hợp và chênh lệch vật liệu sẽ xuất hiện hộp thoại gọi giá tháng. Chọn đến đúng giá tháng đã lưu là phần mềm sẽ Tổng hợp và đổ ra đúng giá bạn đã lưu mà không phải nhập hoặc dùng lệnh Menu Tiện ích/ Tra lại giá vật tư.
6.6.Thẻ tùy chọn Giá ca máy
Tùy chọn này cho phép chọn mặc định tính giá ca máy theo 1 trong 3 phương pháp khi chạy lệnh Tính toàn bộ dự toán xây dựng.
Hình 1.24 – Các tùy chọn về bảng giá ca máy
Khi không dùng lệnh Tính toàn bộ vẫn dùng lệnh tính Chi phí xây dựng/ 5. Tính giá ca máy/ Chọn 1 trong 3 phương pháp, mỗi phương pháp lại có cách tính khác nhau.
7.Chọn phương pháp lập dự toán
Hiện tại đơn giá dùng để lập dự toán có đơn giá địa phương và đơn giá công trình, với phần mềm Dự toán VKT tác giả đã chia ra thành 4 tùy chọn để người dùng tiện thực hiện công tác lập dự toán phù hợp và sát với thực tế hiện nay.
Chạy lệnh: Hồ sơ/ Các tùy chọn.
Hộp tùy chọn hiện ra, tại Thẻ tùy chọn Chung
Chạy lệnh: Hồ sơ/ Các tùy chọn.
Hộp tùy chọn hiện ra, tại Thẻ tùy chọn Chung
Hình 1.25 - Hộp thoại tùy chọn phương pháp lập dự toán
Để hiểu rõ hơn về bản chất phương pháp lập dự toán dùng đơn giá công trình hay đơn giá địa phương, bảng sau đây trình bày chi tiết về hai phương pháp phổ biến hiện nay:
| Đơn giá địa phương | Đơn giá công trình |
| Do UBND Tỉnh ra quyết định công bố ban hành, được xuất bản thành các cuốn Sách đơn giá, người lập dự toán dựa trên đơn giá này để lập dự toán và có điều chỉnh cho phù hợp | Tư vấn lập dự toán tự tính đơn giá cho dự toán công trình đang lập |
| Tính hết các định mức Bộ Xây dựng ban hành | Chỉ tính cho các công việc ở công trình mình đang lập dự toán |
| Phạm vi áp dụng: cho tất cả các công trình trên địa bàn địa phương | Phạm vi áp dụng: Chỉ áp dụng cho công trình đang lập dự toán |
| Lạc hậu ngay từ lúc công bố, in ra | Cập nhật tại thời điểm lập dự toán |
| Giá do Sở xây dựng và tổ tư vấn đơn giá chọn tính ở thời điểm tính đơn giá | Giá do người lập dự toán tìm từ công bố giá vật liệu, giá thị trường, … |
| Bù chênh lệch, điều chỉnh từ lúc công bố đơn giá về thời điểm lập dự toán | Không phải bù chênh lệch, điều chỉnh |
| Phương pháp này phổ biến áp dụng ở các công trình dân dụng, các công trình nhỏ và các địa phương phía Bắc | Áp dụng cho các công trình về giao thông, công nghiệp lớn, thủy lợi và ở các địa phương phía Nam |
Sử dụng một trong 2 phương pháp đều cho kết quả như nhau. Tuy nhiên, việc chọn phương pháp lập dự toán theo đơn giá địa phương hay lập theo đơn giá công trình đôi khi cần phụ thuộc vào ý kiến của Chủ đầu tư hoặc mức độ sẵn có của thông tin đầu vào mà người lập dự toán có thể nhập vào phần mềm.
8.Tra cứu, tìm kiếm mã hiệu trong bảng dự toán
Để tra cứu mã hiệu đơn giá trong bảng Dự toán chi phí xây dựng (sheet Dự toán XD) bạn có thể thực hiện 1 trong các cách:
Cách 1: Nhập mã hiệu trực tiếp vào một ô trong cột mã hiệu đơn giá. Ví dụ: Gõ AB.11111 hoặc AB,11111 hoặc ab. 11111 rồi ấn Enter.
Cách 1: Nhập mã hiệu trực tiếp vào một ô trong cột mã hiệu đơn giá. Ví dụ: Gõ AB.11111 hoặc AB,11111 hoặc ab. 11111 rồi ấn Enter.
Hình 1.26 - Hình thể hiện nhập mã hiệu trực tiếp
Cách 2: Nhập một vài ký tự có trong mã, ấn Enter. Ví dụ: Gõ AF ấn Enter sẽ gọi danh mục các mã chứa AF, khi đó bạn cuộn danh sách để tìm công việc phù hợp.
Hình 1.27 - Hình thể hiện danh mục các công việc
Cách 3: Nhập từ khóa có trong tên công việc. Một số kinh ngiệm khi tra mã hiệu:
- Bạn nên tra bằng những từ đắt hoặc cụm từ ngắn gọn, sử dụng dấu (+) để khả năng bỏ sót mã hiệu là ít nhất.
Ví dụ: Công tác trát phào, chỉ cần gõ từ “phào”. Công tác Bê tông tấm chớp, M200# chỉ cần gõ “chớp+200”. Công tác Bê tông gạch vỡ mác 50 chỉ cần gõ chữ “vỡ” hoặc “vỡ+50”.
- Khi thực hiện tra mã hiệu cần căn cứ vào quy cách công việc, số liệu sẵn có.
- Tra một mã hiệu có thể nhìn giá trị đơn giá trong hộp thoại tìm kiếm để biết công việc đó có vật liệu, nhân công máy hay không.
- Công tác tạm tính không có trong bộ định mức hiện hành được đánh mã TT1-TT9. Một số công tác không có định mức có thể phải vận dụng.
- Để tránh nhầm các mã hiệu có tên gần giống nhau cần căn cứ vào quy cách công việc và sự sẵn có của các mã hiệu.
- Ngoài ra nếu bạn gõ AF.11111 hay AF,11111 hay af,11111 thậm chí là à,11111 thì đều tra được đơn giá (dấu chấm (.) hay phẩy (,), viết hoa hay viết thường đều làm việc).
Phần mềm sẽ hiển thị tất cả các đầu việc có chứa từ “phào” như dưới đây:
Hình 1.28 - Hộp thoại hiển thị những công việc thỏa mãn từ khóa
9.Chỉnh sửa nội dung công việc (nếu cần)
Sau khi chọn được mã hiệu hoặc công việc phù hợp thì Mã hiệu, tên công tác, đơn vị tính và giá trị Đơn giá vật liệu, nhân công, máy thi công sẽ hiện ra tại các ô tương ứng.
Hình 1.29 – Chỉnh sửa nội dung công việc
Ví dụ: tra mã cho công tác “Đổ bê tông dầm mác 300, bê tông thương phẩm đổ bằng cần cẩu cho công trình cao >50m”, tên công việc đổ ra khá dài và chưa phù hợp, bạn cần sửa lại, thêm bớt nội dung cho phù hợp.
Để sửa tên công việc, thêm bớt nội dung bạn chuyển sang ô nội dung công việc, nhấn kích đúp (hoặc bấm phím F2) vào vị trí cần chỉnh sửa và tiến hành chỉnh sửa.
Để sửa tên công việc, thêm bớt nội dung bạn chuyển sang ô nội dung công việc, nhấn kích đúp (hoặc bấm phím F2) vào vị trí cần chỉnh sửa và tiến hành chỉnh sửa.
10.Tính toán khối lượng
Khi tra mã, chỉnh sửa nội dung công việc xong, bạn chuyển xuống ô bên dưới (ô E9 trong hình trên) để nhập số liệu tính khối lượng. Trình tự thực hiện các phép toán như sau:
Nhập các kích thước, số đo với các dấu cộng (+), trừ (-), nhân (x) hoặc (*), chia (/) để thực hiện các phép tính, sau đó nhấn ENTER, chương trình sẽ tự hiển thị kết quả.
Ví dụ: Tại ô E9 trong hình minh hoạ nhập phép tính: 12x4,5x0,3x0,2 rồi nhấn ENTER. Có thể dùng dấu * thay cho dấu x như sau 12*4,5*0,3*0,2 thậm chí bạn dùng lẫn lộn 2 dấu đó trong 1 phép tính thì vẫn ra đúng kết quả. Xem ô E11 và ô E13 trong hình dưới.
Nhập các kích thước, số đo với các dấu cộng (+), trừ (-), nhân (x) hoặc (*), chia (/) để thực hiện các phép tính, sau đó nhấn ENTER, chương trình sẽ tự hiển thị kết quả.
Ví dụ: Tại ô E9 trong hình minh hoạ nhập phép tính: 12x4,5x0,3x0,2 rồi nhấn ENTER. Có thể dùng dấu * thay cho dấu x như sau 12*4,5*0,3*0,2 thậm chí bạn dùng lẫn lộn 2 dấu đó trong 1 phép tính thì vẫn ra đúng kết quả. Xem ô E11 và ô E13 trong hình dưới.
- Hỗ trợ thêm hàm khai căn SQRT hoặc Sqrt trong phép tính tiên lượng, tiện cho các trường hợp phải dùng phép tính khai căn bậc 2 như là tính chiều dài bản thang (Pitago).
Ví dụ 1: Sqrt(16) = 4 (căn bậc 2 của 16 bằng 4);
Ví dụ 2: 2*Sqrt(9) = 6; SQRT = sqrt = Sqrt
Ví dụ 2: 2*Sqrt(9) = 6; SQRT = sqrt = Sqrt
Hình 1.30 - Hình thể hiện ưu việt khi nhập số liệu tính toán
- Với những ô thuyết minh diễn giải có ký hiệu cấu kiện chứa con số sau cùng để số đó không tham gia vào phép tính phải gõ dấu hai chấm (:) và dấu cách (khoảng trắng tạo ra bằng phím Space).
- Khi nhập đúng và tính toán đúng thì các dòng chữ trong dòng công việc này sẽ có màu đen, cho ra kết quả màu xanh và sẽ được cộng dồn lên ô khối lượng của công việc.
