Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự Toán (Phần 2)
Hướng dẫn sử dụng phần mềm Dự Toán (Phần 2)
PHẦN 2: CÁC MENU LỆNH CỦA DỰ TOÁN
I.MENU CHI PHÍ XÂY DỰNG
Hình 2.1 – Menu Chi phí xây dựng
1.Lệnh Tính toàn bộ dự toán
Sau khi tra mã công việc, bạn lựa chọn: lập dự toán dùng đơn giá địa phương hay đơn giá công trình và chạy lệnh này. Kết quả là toàn bộ các bảng số liệu liên quan sẽ được tính. Bạn chỉ cần nhập giá vật liệu, các thông số về chế độ về tiền lương, giá nhiên liệu, năng lượng để tính giá ca máy vào nữa là xong.
Chạy lệnh: Chi phí xây dựng/ Tính toàn bộ dự toán xây dựng
Phần mềm mặc định các kết nối dữ liệu (link đúng chỗ cần nối) và tự động tính toán theo phương pháp đã tùy chọn: lập dự toán theo đơn giá địa phương hay đơn giá công trình. Bạn có thể tự đặt lại các Tùy chọn kết nối ở các Thẻ trong hộp thoại Tùy chọn. Khi chạy lệnh Tính toàn bộ, phần mềm ưu tiên chạy theo lựa chọn của bạn.
Chạy lệnh: Chi phí xây dựng/ Tính toàn bộ dự toán xây dựng
Phần mềm mặc định các kết nối dữ liệu (link đúng chỗ cần nối) và tự động tính toán theo phương pháp đã tùy chọn: lập dự toán theo đơn giá địa phương hay đơn giá công trình. Bạn có thể tự đặt lại các Tùy chọn kết nối ở các Thẻ trong hộp thoại Tùy chọn. Khi chạy lệnh Tính toàn bộ, phần mềm ưu tiên chạy theo lựa chọn của bạn.
- Khi chọn Dùng đơn giá địa phương, Bù trừ chênh lệch trực tiếp vật liệu, nhân công, máy và chạy lệnh Tính toàn bộ, các sheet số liệu cần thiết sẽ được xuất ra. Sheet Nhân công XD, Giá ca máy XD tự động tính và link sang sheet TH chênh lệch XD để bù chênh lệch trực tiếp. Bạn chỉ việc nhập giá vật liệu, các thông số tính nhân công, giá ca máy.
- Khi chọn Dùng đơn giá địa phương, Bù trừ chênh lệch trực tiếp vật liệu; hệ số điều chỉnh nhân công, máy và chạy lệnh Tính toàn bộ. Sheet Đơn giá XD sẽ có các hệ số điều chỉnh trong đơn giá. Vì sử dụng hệ số điều chỉnh nên sheet Nhân công XD, Giá ca máy XD không tính toán nữa. Công việc còn lại là nhập giá vật liệu và hệ số điều chỉnh chi phí nhân công, máy.
- Khi chọn Dùng đơn giá công trình Nối giá vật tư từ bảng Tổng hợp và chênh lệch và chạy lệnh Tính toàn bộ, sheet Đơn giá XD tự động tính toán và liên kết sang bảng Dự toán thay cho đơn giá địa phương đã tra. Sheet Nhân công XD, Giá ca máy XD tự động tính toán và link giá sang sheet TH chênh lệch XD. Giá trong sheet TH chenh lech XD lại tự động nối sang bảng Đơn giá chi tiết. Phần mềm vẫn tính giá trị chênh lệch vật tư, nhưng sẽ không nối (không link) sang sheet THCP xây dựng và không ảnh hưởng đến giá trị dự toán.
- Khi chọn Dùng đơn giá công trình Nối giá vật tư từ bảng Giá trị vật tư tính toán sẽ tương tự như trên, nhưng giá sẽ từ sheet Gia tri vat tu XD nối sang Bản Đơn giá chi tiết, thay vì bảng Tổng hợp và chênh lệch.
2.Lệnh cập nhật công việc mới
Lệnh này giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, công sức khi cần chèn thêm các công việc mới. Giả sử bạn đã hoàn thành bảng dự toán mới phát hiện tra thiếu một vài đầu việc, trước kia để bổ sung công việc vào dự toán một vấn đề khó khăn, bạn sẽ phải tính toán lại các bảng tính, nhập lại số liệu… bởi khi chạy lại phần mềm sẽ xóa các bảng tính cũ đi. Giờ bạn chỉ cần dùng lệnh Cập nhật công việc mới là các nội dung cần thiết của công việc mới sẽ tự động vào các bảng tính không ảnh hưởng đến các công tác đã có, rất đơn giản.
Trình tự thực hiện: ở sheet Dự toán XD bạn chèn dòng và tra thêm công tác còn thiếu, nhập khối lượng và chạy lệnh Cập nhật công việc mới, chờ một chút, khi phần mềm chạy xong, bạn chỉ việc kiểm tra và nhập thêm dữ liệu giá cho các vật tư của công việc mới vừa bổ sung. Nếu tính chênh lệch, bạn sẽ dễ thấy các vật tư này chưa có chênh lệch.
Trình tự thực hiện: ở sheet Dự toán XD bạn chèn dòng và tra thêm công tác còn thiếu, nhập khối lượng và chạy lệnh Cập nhật công việc mới, chờ một chút, khi phần mềm chạy xong, bạn chỉ việc kiểm tra và nhập thêm dữ liệu giá cho các vật tư của công việc mới vừa bổ sung. Nếu tính chênh lệch, bạn sẽ dễ thấy các vật tư này chưa có chênh lệch.
3.Chiết tính đơn giá
Hình 2.2 – Lệnh chiết tính đơn giá
3.1 Bảng chiết tính đơn giá
Lệnh này cần sử dụng nếu bạn không dùng lệnh Tính toàn bộ dự toán. Khi chọn lệnh phần mềm tiến hành phân tích đơn giá chi tiết, phân tích hao phí vật tư từng công tác.
3.2 Nối đơn giá với Bảng dự toán
Khi tùy chọn lập dự toán dùng đơn giá công trình thì mặc định phần mềm sẽ nối đơn giá với bảng dự toán, khi dùng đơn giá địa phương bạn vẫn muốn nối để kiểm tra xem đơn giá địa phương và đơn giá công trình chênh lệch nhau thế nào cũng có thể dùng lệnh này.
3.3 Bảng phân tích vật tư/ Đơn giá chi tiết
Khi chiết tính đơn giá, phần mềm đồng thời phân tích đơn giá chi tiết và phân tích vật tư trong sheet Đơn giá XD. Mặc định hiển thị là bảng Đơn giá chi tiết. Để hiện bảng Hao phí vật tư trên menu Chi phí xây dựng bạn chạy lệnh 1. Chiết tính đơn giá/ 3 Bảng Phân tích vật tư/ Đơn giá chi tiết.
3.4 Ẩn/ hiện đơn giá đầy đủ; Ẩn/ hiện nhân công và máy trong đơn giá
Mặc định đơn giá chi tiết sẽ là đơn giá đầy đủ theo hàng dọc.
Để ẩn các chi phí “đuôi” chạy lệnh …1. Chiết tính đơn giá/ Ẩn/ hiện đơn giá đầy đủ
Để ẩn các chi phí nhân công và máy … 1. Chiết tính đơn giá/ Ẩn/ hiện nhân công và máy trong đơn giá.
Để ẩn các chi phí “đuôi” chạy lệnh …1. Chiết tính đơn giá/ Ẩn/ hiện đơn giá đầy đủ
Để ẩn các chi phí nhân công và máy … 1. Chiết tính đơn giá/ Ẩn/ hiện nhân công và máy trong đơn giá.
4.Tổng hợp và chênh lệch vật tư; Tính giá trị vật tư
Lệnh này sẽ đưa tất cả các vật tư và tổng khối lượng hao phí của các vật tư có trong bảng Đơn giá chi tiết (thực chất là bảng Phân tích vật tư) sang bảng Tổng hợp và chênh lệch vật tư hoặc Bảng giá trị vật tư.
5.Tính giá vật liệu
Hình 2.3 – Lệnh tính giá vật liệu
Khi giá vật liệu chưa đến hiện trường, ví dụ báo giá tại kho bên bán trên phương tiện bên mua, bạn phải tính thêm chi phí để đưa vật liệu đến được hiện trường xây dựng. Bạn chạy lệnh 1. Bảng giá vật liệu hiện trường sẽ có bảng tính giá vật liệu tới hiện trường xây dựng.
Khi bạn bỏ tùy chọn Phân tích vữa trong đơn giá trong hộp thoại Tùy chọn. Chạy lệnh phân tích đơn giá chi tiết sẽ chỉ đổ ra vật liệu vữa, để có giá vữa bạn thực hiện lệnh 2. Bảng giá vữa. Sử dụng cách này sẽ giúp bảng tính đơn giá chi tiết ngắn hơn, đặc biệt là với những dự toán có nhiều công tác sử dụng vữa như: Xây, trát, ốp, lát, bê tông…
Khi bạn bỏ tùy chọn Phân tích vữa trong đơn giá trong hộp thoại Tùy chọn. Chạy lệnh phân tích đơn giá chi tiết sẽ chỉ đổ ra vật liệu vữa, để có giá vữa bạn thực hiện lệnh 2. Bảng giá vữa. Sử dụng cách này sẽ giúp bảng tính đơn giá chi tiết ngắn hơn, đặc biệt là với những dự toán có nhiều công tác sử dụng vữa như: Xây, trát, ốp, lát, bê tông…
6.Tính giá nhân công
Hình 2.4 – Lệnh tính giá vật liệu
Chạy lệnh 4. Tính giá nhân công/ 1 Bảng giá nhân công để tính ra bảng lương các nhân công xây dựng có trong Đơn giá chi tiết. Bảng lương này được tính dựa trên thông số tiền lương đã dược nhập ở sheet Ts.
Khi lập dự toán sử dụng nhóm nhân công khác với nhóm nhân công trong bộ đơn giá đang tính, cần đổi nhóm nhân công trong Đơn giá chi tiết cho phù hợp. Chạy lệnh 4.Tính giá nhân công/ 2 Đổi nhóm nhân công.
Khi lập dự toán sử dụng nhóm nhân công khác với nhóm nhân công trong bộ đơn giá đang tính, cần đổi nhóm nhân công trong Đơn giá chi tiết cho phù hợp. Chạy lệnh 4.Tính giá nhân công/ 2 Đổi nhóm nhân công.
7.Tính giá ca máy
Hình 2.5 – Lệnh tính giá ca máy
7.1.1. Bảng giá ca máy mới
Hình 2.5.1 – Bảng giá ca máy mới
Giá ca máy mới được tính theo công thức số (1) trong Thông tư số 06/2010/TT-BXD của Bộ Xây dựng hướng dẫn phương pháp xác định giá ca máy và thiết bị thi công xây dựng công trình để lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình.
Trong bảng giá ca máy trên, các thông số: Số ca năm, định mức khấu hao, sửa chữa, chi phí khác, định mức tiêu hao nhiên liệu 1 ca, hệ số nhiên liệu phụ, thành phần cấp bậc thợ điều khiển máy, nguyên giá được xuất ra từ file cơ sở dữ liệuGCM.csv tham khảo theo Thông tư số 06/2010/TT-BXD, bạn có thể thay số liệu của bạn vào.
Các chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí khác được tính dựa trên các định mức tỷ lệ với Nguyên giá theo công thức tương ứng (2), (3), (6) của Thông tư số 06/2010/TT-BXD.
Chi phí nhiên liệu, năng lượng và chi phí nhân công tính theo công thức (4), (5) dựa trên thông số nhiên liệu, năng lượng và thông số tiền lương đã nhập ở sheet Ts cùng với định mức tiêu hao nhiên liệu, năng lượng; thành phần cấp bậc thợ lái máy.
Trong bảng giá ca máy trên, các thông số: Số ca năm, định mức khấu hao, sửa chữa, chi phí khác, định mức tiêu hao nhiên liệu 1 ca, hệ số nhiên liệu phụ, thành phần cấp bậc thợ điều khiển máy, nguyên giá được xuất ra từ file cơ sở dữ liệuGCM.csv tham khảo theo Thông tư số 06/2010/TT-BXD, bạn có thể thay số liệu của bạn vào.
Các chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí khác được tính dựa trên các định mức tỷ lệ với Nguyên giá theo công thức tương ứng (2), (3), (6) của Thông tư số 06/2010/TT-BXD.
Chi phí nhiên liệu, năng lượng và chi phí nhân công tính theo công thức (4), (5) dựa trên thông số nhiên liệu, năng lượng và thông số tiền lương đã nhập ở sheet Ts cùng với định mức tiêu hao nhiên liệu, năng lượng; thành phần cấp bậc thợ lái máy.
7.1.2. Phương pháp bù trực tiếp
Hình 2.5.2 – Bảng tính bù giá ca máy theo phương pháp bù trực tiếp
Giá ca máy được xác định theo công thức số (7) của Thông tư số 06/2010/TT-BXD.
Các khoản chi phí tại thời điểm gốc như Chi phí khấu hao, Chi phí sửa chữa, Chi phí khác, Chi phí nhiên liệu năng lượng, Chi phí tiền lương được lấy từ Bảng giá ca máy thi công trong Quyết định công bố giá ca máy của địa phương đang chọn làm CSDL.
Thông thường các Bảng giá ca máy địa phương công bố chỉ đưa ra giá ca máy và chi phí nhiên liệu, năng lượng và chi phí tiền lương thợ lái máy mà không cho biết nguyên giá máy lấy để tính khấu hao. Bằng chuyên môn, nghiệp vụ các cán bộ phòng Dữ liệu vận dụng hướng dẫn của Thông tư số 06/2010/TT-BXD đã tính ngược ra nguyên giá gốc của các máy trong Bảng công bố giá ca máy và các chi phí theo nguyên giá là chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí khác.
Ở phương pháp bù trực tiếp này quan trọng là xác định ra được 3 hệ số điều chỉnh K1, K2, K3. Phần tính chi phí nhiên liệu, năng lượng đã có định mức tiêu hao nhiên liệu; chi phí nhân công đã được tính theo thành phần cấp bậc thợ điều khiển máy. Như vậy, dễ dàng tính tính được hệ số K2, K3. Hệ số K1 phụ thuộc vào nguyên giá máy mới tại thời điểm lập dự toán, nguyên giá phần mềm đổ ra là nguyên giá gốc để tính giá ca máy. Nếu bạn có thông tin, căn cứ để chứng minh được nguyên giá mới của máy tại thời điểm lập dự toán thì có thể nhập nguyên giá mới sẽ tính ra được hệ số K1, nếu không có gì giữ nguyên là 1. Từ đó tính ra được giá ca máy tại thời điểm hiện tại để bù trừ trực tiếp.
Các khoản chi phí tại thời điểm gốc như Chi phí khấu hao, Chi phí sửa chữa, Chi phí khác, Chi phí nhiên liệu năng lượng, Chi phí tiền lương được lấy từ Bảng giá ca máy thi công trong Quyết định công bố giá ca máy của địa phương đang chọn làm CSDL.
Thông thường các Bảng giá ca máy địa phương công bố chỉ đưa ra giá ca máy và chi phí nhiên liệu, năng lượng và chi phí tiền lương thợ lái máy mà không cho biết nguyên giá máy lấy để tính khấu hao. Bằng chuyên môn, nghiệp vụ các cán bộ phòng Dữ liệu vận dụng hướng dẫn của Thông tư số 06/2010/TT-BXD đã tính ngược ra nguyên giá gốc của các máy trong Bảng công bố giá ca máy và các chi phí theo nguyên giá là chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí khác.
Ở phương pháp bù trực tiếp này quan trọng là xác định ra được 3 hệ số điều chỉnh K1, K2, K3. Phần tính chi phí nhiên liệu, năng lượng đã có định mức tiêu hao nhiên liệu; chi phí nhân công đã được tính theo thành phần cấp bậc thợ điều khiển máy. Như vậy, dễ dàng tính tính được hệ số K2, K3. Hệ số K1 phụ thuộc vào nguyên giá máy mới tại thời điểm lập dự toán, nguyên giá phần mềm đổ ra là nguyên giá gốc để tính giá ca máy. Nếu bạn có thông tin, căn cứ để chứng minh được nguyên giá mới của máy tại thời điểm lập dự toán thì có thể nhập nguyên giá mới sẽ tính ra được hệ số K1, nếu không có gì giữ nguyên là 1. Từ đó tính ra được giá ca máy tại thời điểm hiện tại để bù trừ trực tiếp.
7.1.3. Điều chỉnh giá ca máy đơn giản
Hình 2.5.3 – Bảng tính bù giá ca máy (đơn giản)
Do thực tế thường bỏ qua việc bù các chi phí bị ảnh hưởng do thay đổi nguyên giá máy (tỷ giá thay đổi, giá bán máy thay đổi…) bởi để chứng minh được nguyên giá thay đổi khá khó khăn. Trên cơ sở phương pháp tính giá ca máy mới và phương pháp bù giá ca máy trực tiếp theo Thông tư số 06/2010/TT-BXD. Phương pháp bù giá ca máy đơn giản tạm thời coi nguyên giá máy không thay đổi, tức là các chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí khác sẽ không đổi. Việc bù giá chỉ tính cho chi phí nhiên liệu, năng lượng và chi phí tiền lương thợ điều khiển máy. Ta có công thức để tính ra giá ca máy khi bù đơn giản như sau:
GCMht = GCMg + (CPNLht – CPNLg) + (CPNCht – CPNCg)
Trong đó:
GCMht = GCMg + (CPNLht – CPNLg) + (CPNCht – CPNCg)
Trong đó:
- GCMht: Giá ca máy tại thời điểm lập dự toán (giá ca máy đã được bù)
- GCMg: Giá ca máy gốc theo Quyết định công bố Bảng giá ca máy địa phương
- CPNLg, CPNCg: Chi phí nhiên liệu, năng lượng và tiền lương tại thời điểm gốc
- CPNLht, CPNCht: Chi phí nhiên liệu, năng lượng và tiền lương tại thời điểm lập dự toán
8.Các lệnh kết nối
Các lựa chọn của Lệnh kết nối được chuyển vào hộp thoại đã giảm đi được 1 số lệnh và tiện hơn khi chọn, dễ hiểu hơn với người mới sử dụng. Hiểu về vai trò của các bảng Dự toán, Đơn giá chi tiết, Tổng hợp và chênh lệch… biết khi nào thì phải liên kết bảng nào với nhau, bạn sẽ thấy các lệnh kết nối này rất hay và tiết kiệm nhiều công sức, thời gian.
8.1 Khi muốn kết nối giá vào bảng Đơn giá chi tiết
Chạy lệnh: Chi phí xây dựng/ 7. Nối với bảng Đơn giá chi tiết, chọn các bảng cần nối với bảng Đơn giá chi tiết rồi bấmChấp thuận.
Hình 2.6 – Các lựa chọn kết nối với bảng đơn giá chi tiết
8.2 Khi muốn kết nối giá với bảng Tổng hợp và chênh lệch
Chạy lệnh: Chi phí xây dựng/ 8. Nối với Bảng chênh lệch, lựa chọn các bảng cần nối với Bảng chênh lệch rồi bấmChấp thuận:
Hình 2.7 – Tích chọn kết nối với bảng tổng hợp và chênh lệch
8.3 Khi muốn kết nối giá từ bảng Bảng giá trị vật tư
Từ các bảng khác dùng lệnh: Chi phí xây dựng/ 9. Nối với Bảng giá trị vật tư
Lựa chọn các bảng cần nối với Bảng giá trị vật tư cho phù hợp/ Chấp thuận:
Lựa chọn các bảng cần nối với Bảng giá trị vật tư cho phù hợp/ Chấp thuận:
Hình 2.8 – Tích chọn kết nối vơi bảng giá trị vật tư
9.Tính dự toán dự thầu
Chức năng lập giá thầu của Phần mềm Dự toán VKT cũng rất mạnh. Sau khi đã lập hoàn thiện bảng dự toán có được Tổng hợp chi phí xây dựng. Kiểm tra lại xem giá vật tư trong sheet Đơn giá XD đã được kết nối từ bảng TH Chênh lệch hoặcGiá trị vật tư chưa. Sau khi đã được nối, chạy lệnh: Chi phí xây dựng/ 10. Tính Dự toán dự thầu.
Hình 2.9 – Bảng Dự toán dự thầu
10.Số liệu điều chỉnh giá hợp đồng
Đây là một tính năng mở rộng. Lệnh này để tính ra các tỷ trọng chi phí theo giá trị vật tư, nhằm đưa ra số liệu để điều chỉnh giá hợp đồng như tỷ trọng vật liệu, tỷ trọng nhân công, tỷ trọng máy thi công của các gói thầu ký hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh. Theo hướng dẫn của Thông tư số 08/2010/TT-BXD của Bộ Xây dựng hướng dẫn phương pháp điều chỉnh giá hợp đồng xây dựng.
Phần mềm giúp xuất ra các tỷ tọng chi phí có thể làm căn cứ để tính toán ra các chỉ số giá theo hướng dẫn của Thông tư số 02/2011/TT-BXD của Bộ Xây dựng hướng dẫn xác định và công bố chỉ số giá xây dựng công trình.
Phần mềm giúp xuất ra các tỷ tọng chi phí có thể làm căn cứ để tính toán ra các chỉ số giá theo hướng dẫn của Thông tư số 02/2011/TT-BXD của Bộ Xây dựng hướng dẫn xác định và công bố chỉ số giá xây dựng công trình.
11.Lệnh tổng hợp nhiên liệu, năng lượng
Sau khi đã có bảng tính giá ca máy, bạn chạy lệnh này để tổng hợp lượng hao phí nhiên lượng, năng lượng cần thiết. Dữ liệu xuất sẽ đưa vào sheet Nhienlieu XD.
Chạy lệnh: Chi phí xây dựng/ 12. Tổng hợp nhiên liệu, năng lượng
Chạy lệnh: Chi phí xây dựng/ 12. Tổng hợp nhiên liệu, năng lượng
II.MENU CHI PHÍ THIẾT BỊ
Menu này gồm các lệnh điều khiển các sheet tính toán chi phí thiết bị. Các lệnh trên menu tương tự như menu Chi phí xây dựng.
Để thực hiện lập dự toán chi phí phần thiết bị, bạn kích chọn biểu tượng trên menu Ribbon để phần mềm khởi động các lệnh, nút lệnh thuộc phần thiết bị.
Để thực hiện lập dự toán chi phí phần thiết bị, bạn kích chọn biểu tượng trên menu Ribbon để phần mềm khởi động các lệnh, nút lệnh thuộc phần thiết bị.
Hình 2.10 – Lệnh tích chọ menu dự toán chi phí thiết bị
Sau khi kích chọn giao diện phần mềm nhận được là hệ thống các sheet, lệnh, nút lệnh phần thiết bị sẽ xuất hiện.
Phần dự toán chi phí thiết bị này khác phần dự toán chi phí xây dựng một chút. Theo Thông tư số 04/2010/TT-BXD thì Chi phí thiết bị bao gồm 3 khoản mục chi phí lớn: Chi phí mua sắm thiết bị (Gmstb); Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (Gdtcg); Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh (Gld) tương ứng trên phần mềm Dự toán VKT là các sheet CP mua sam TB, CP dao tao, THCP Lap dat và sheet THCP thiet bi chính là Bảng Tổng hợp dự toán chi phí thiết bị.
Trong đó Chi phí mua sắm thiết bị tính toán trên phần mềm một cách đơn giản bằng cách nhập các danh mục các thiết bị cần lắp đặt, sử dụng cho công trình và đơn giá trước thuế tương ứng và Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có) thì cần nhập các khoản mục chi phí cần thiết để thực hiện việc đào tạo và chuyển giao công nghệ như chi phí: đi lại, ăn ở, giáo trình tài liệu, thuê chuyên gia giảng dạy…
Phần dự toán chi phí thiết bị này khác phần dự toán chi phí xây dựng một chút. Theo Thông tư số 04/2010/TT-BXD thì Chi phí thiết bị bao gồm 3 khoản mục chi phí lớn: Chi phí mua sắm thiết bị (Gmstb); Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (Gdtcg); Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh (Gld) tương ứng trên phần mềm Dự toán VKT là các sheet CP mua sam TB, CP dao tao, THCP Lap dat và sheet THCP thiet bi chính là Bảng Tổng hợp dự toán chi phí thiết bị.
Trong đó Chi phí mua sắm thiết bị tính toán trên phần mềm một cách đơn giản bằng cách nhập các danh mục các thiết bị cần lắp đặt, sử dụng cho công trình và đơn giá trước thuế tương ứng và Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có) thì cần nhập các khoản mục chi phí cần thiết để thực hiện việc đào tạo và chuyển giao công nghệ như chi phí: đi lại, ăn ở, giáo trình tài liệu, thuê chuyên gia giảng dạy…
Hình 2.11 – Bảng Tổng hợp dự toán chi phí thiết bị
Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh là chi phí tính toán phức tạp nhất trong Dự toán chi phí Thiết bị. Nhưng Gldnày lại có cách tính tương tự như Chi phí xây dựng. Các sheet sau sheet THCP Lap dat sẽ tương tự như các sheet sau sheet THCP Xay dung và cách lập dự toán, các lệnh hoàn sẽ tương tự như lập dự toán chi phí xây dựng. Khi tích chọn 
sẽ ưu tiên hiện lên bảng Dự toán chi phí lắp đặt thiết bị trước.
sẽ ưu tiên hiện lên bảng Dự toán chi phí lắp đặt thiết bị trước.
Hình 2.12 – Giao diện phần dự toán lắp đặt thiết bị sẽ hiện lên trước
III.MENU TIỆN ÍCH
Hình 2.13 – Menu phần tiện ích
1.Lấy dữ liệu từ các file dự toán khác
Để chạy lại file dự toán lập từ phần mềm khác đưa sang Dự toán , bạn thực hiện như sau:
Mở phần mềm Dự toán , mở file dự toán lập bằng phần mềm khác hoặc Excel, rồi copy dữ liệu sang. Nên copy dữ liệu từ cột mã hiệu đơn giá đến hết cột thành tiền. Nếu cấu trúc các cột trong bảng khác nhau, bạn có thể biến đổi bằng cách chèn thêm hoặc xóa bớt cột để về cùng cấu trúc để copy dữ liệu. Sau khi copy dữ liệu xong, bạn dùng các lệnh Tính lại diễn giải, Tra cứu lại đơn giá như dưới đây.
Mở phần mềm Dự toán , mở file dự toán lập bằng phần mềm khác hoặc Excel, rồi copy dữ liệu sang. Nên copy dữ liệu từ cột mã hiệu đơn giá đến hết cột thành tiền. Nếu cấu trúc các cột trong bảng khác nhau, bạn có thể biến đổi bằng cách chèn thêm hoặc xóa bớt cột để về cùng cấu trúc để copy dữ liệu. Sau khi copy dữ liệu xong, bạn dùng các lệnh Tính lại diễn giải, Tra cứu lại đơn giá như dưới đây.
2.Đổi bảng mã font
Nếu bảng mã font của dữ liệu bên ngoài copy vào Dự toán VKT sử dụng bảng mã TCVN3 hoặc VNI ta cần đổi sang bảng mã UNICODE. Như hình dưới, font chữ là .VnTime là bảng mã TCVN3, ta đổi bảng mã như sau:
- Bước 1: Copy dữ liệu bạn cần chuyển từ file dự toán cũ sang file dự toán mới
- Bước 2: Bên file dự toán mới bạn giữ nguyên vùng dữ liệu vừa copy kích chuột phải chọn lệnh Đổi bảng mã font (hoặc cũng có thể kích vào nút trên Ribbon).
Hình 2.14 – Lệnh thực hiện đổi mã fonts
- Bước 3: Xuất hiện hộp thoại tích chọn mã nguồn là TCVN3, mã đích là Unicode, bấm Đồng ý.
Hình 2.15 – Tích chọn chuyển đổi mã fonts
3.Tính toán lại diễn giải
Các diễn giải khối lượng cần được tính tính lại, lệnh Tiện ích/ Tính toán lại toàn bộ diễn giải sẽ tự động tính lại toàn bộ các diễn giải khối lượng này.
Bảng 2.16– Khối lượng nhận được sau khi tính lại diễn giải
Khi copy dữ liệu từ các phần mềm khác có định dạng phép tính khác với định dạng phép tính trên phần mềm Dự toán , chạy tính lại diễn giải, phần mềm sẽ tự động ngắt kết quả từ đoạn dấu bằng để hiển thị kết quả đúng bên cột khối lượng. Ví dụ: 78*38,2/100 = 29,8896 sẽ ngắt thành 78*38,2/100 và đưa giá trị sang đúng cột khối lượng.
4.Tra lại toàn bộ đơn giá
Sau khi tính lại được toàn bộ diễn giải, tiến hành tra lại đơn giá cho các công tác đó.
Chạy lệnh: Tiện ích/ Tra lại đơn giá
Trong bước này bạn phải chú ý đã chọn đúng cơ sở dữ liệu là bộ Đơn giá địa phương như trong file dự toán gốc đã tính theo. Tích vào đầu những nội dung mà bạn muốn tra cứu lại trước khi bấm Chấp thuận.
Chạy lệnh: Tiện ích/ Tra lại đơn giá
Trong bước này bạn phải chú ý đã chọn đúng cơ sở dữ liệu là bộ Đơn giá địa phương như trong file dự toán gốc đã tính theo. Tích vào đầu những nội dung mà bạn muốn tra cứu lại trước khi bấm Chấp thuận.
Hình 2.17 – Các thao tác tra lại đơn giá
Hình 2.18 – Các Đơn giá đã được cập nhật
5.Hiện/ Ẩn diễn giải khối lượng
Khi không cần phải thể hiện diễn giải chi tiết khối lượng trong bảng dự toán, bạn có thể ẩn đi trước khi in hồ sơ. Chạy lệnh: Tiện ích/ Hiện/ Ẩn diễn giải khối lượng, bảng dự toán in ra sẽ ngắn gọn hơn nhiều.
6.Bảng khối lượng/ Bảng dự toán
Ngoài cách thể hiện số liệu đo bóc khối lượng bằng diễn giải ngay dưới tên công việc, Dự toán cũng hỗ trợ bạn nhập số liệu tính toán khối lượng theo bảng Tiên lượng ghi kích thước dài, rộng, cao. Bảng tiên lượng này cũng có thể ứng dụng để bóc khối lượng trên bản vẽ hoàn công phục vụ công tác thanh toán, quyết toán.
Chạy lệnh: Tiện ích/ Bảng khối lượng/ Bảng dự toán.
Chạy lệnh: Tiện ích/ Bảng khối lượng/ Bảng dự toán.
Hình 2.19a – Tính tiên lượng bằng các kích thước cụ thể
Sau khi có khối lượng, để chuyển về bảng dự toán bạn thực hiện lại lệnh trên 1 lần nữa và thực hiện các bước tính toán tiếp theo như bình thường.
Hình 2.19b – Kết quả Bảng dự toán
7.Thêm hệ số, đổi đơn vị cho công việc
Khi lập dự toán có một số công tác phải thêm hệ số. Ví dụ với công tác vận chuyển đất đi 10km phải áp dụng 3 mã hiệu định mức: mã vận chuyển < 1km, mã vận chuyển < 7km, và mã vận chuyển > 7km. Khi đó mã vận chuyển < 7km phải được nhân thêm hệ số 6 vì định mức công bố tính với đơn vị là 1km. Cách thêm hệ số:
Bước 1. Kích chọn công tác cần thêm hệ số
Bước 2. Trên menu Tiện ích chọn lệnh Thêm hệ số cho công việc
Bước 3. Trong hộp thoại hiện ra, bạn nhập hệ số vào rồi bấm Đồng ý
Bước 1. Kích chọn công tác cần thêm hệ số
Bước 2. Trên menu Tiện ích chọn lệnh Thêm hệ số cho công việc
Bước 3. Trong hộp thoại hiện ra, bạn nhập hệ số vào rồi bấm Đồng ý
Hình 2.20a – Thêm hệ số cho công việc
Khi lập dự toán đôi khi cũng phải đổi đơn vị tính của công việc cho phù hợp (nhất là khi dùng phần mềm Dự toán để lập giá dự thầu). Cách đổi đơn vị tính:
Bước 1. Kích vào công tác cần đổi đơn vị tính
Bước 2. Trên menu Tiện ích chọn lệnh Đổi đơn vị cho công việc hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+F1
Bước 3. Nhập hệ số đơn vị mới so với đơn vị cũ, đơn vị mới rồi bấm Chấp thuận
Bước 1. Kích vào công tác cần đổi đơn vị tính
Bước 2. Trên menu Tiện ích chọn lệnh Đổi đơn vị cho công việc hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+F1
Bước 3. Nhập hệ số đơn vị mới so với đơn vị cũ, đơn vị mới rồi bấm Chấp thuận
Hình 2.20b - Ví dụ đổi đơn vị từ 100m3 sang m3
8.Lệnh thẩm tra dự toán
Lệnh Tiện ích/ Thẩm tra dự toán hoạt động tại các sheet Du toan XD, Don gia XD, Du toan LD và Don gia LD. Lệnh này được thiết kế chạy kiểm tra trên sheet hiện thời. Nếu bạn đang ở sheet Du toan XD thì chạy lệnh này sẽ kiểm tra lại đơn giá. Lệnh này sẽ so sánh và đánh dấu sai khác đơn vị tính, đơn giá VL, NC, M so với dữ liệu gốc.
Tương tự nếu đang mở sheet Don gia XD thì khi chạy lệnh này sẽ so sánh dữ liệu định mức, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, trị số vật tư (tính cả trường hợp có phép tính như phụ lục vữa).
Phần mềm sẽ so sánh giá trị trong Bảng dự toán và Đơn giá chi tiết so với số liệu gốc, chỗ nào sai khác sẽ xuất hiện số màu đỏ, không có giá trị (bị xóa) thì sẽ ô có màu vàng.
Ví dụ: Trong hình sau các ô có giá trị sai khác sau khi chạy lệnh thẩm tra sẽ được đổi chữ thành màu đỏ và có viền ô. Khi chạy xong sẽ có thông báo: Bạn hãy kiểm tra những vị trí được đánh dấu.
Tương tự nếu đang mở sheet Don gia XD thì khi chạy lệnh này sẽ so sánh dữ liệu định mức, mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, trị số vật tư (tính cả trường hợp có phép tính như phụ lục vữa).
Phần mềm sẽ so sánh giá trị trong Bảng dự toán và Đơn giá chi tiết so với số liệu gốc, chỗ nào sai khác sẽ xuất hiện số màu đỏ, không có giá trị (bị xóa) thì sẽ ô có màu vàng.
Ví dụ: Trong hình sau các ô có giá trị sai khác sau khi chạy lệnh thẩm tra sẽ được đổi chữ thành màu đỏ và có viền ô. Khi chạy xong sẽ có thông báo: Bạn hãy kiểm tra những vị trí được đánh dấu.
Hình 2.21 – Thể hiện kết quả thẩm tra được khác với giá gốc
